De zomervakantie lijkt voor veel organisaties een rustige periode. Medewerkers nemen vrij, projecten worden tijdelijk uitgesteld en de bezetting draait soms op een lager niveau. Maar zodra de vakantieperiode voorbij is, komt het werk vaak in hoog tempo weer op gang. Nieuwe opdrachten starten, productievolumes nemen toe, klanten verwachten snelle levering en uitgestelde werkzaamheden moeten worden ingehaald. Juist dan blijkt regelmatig dat er onvoldoende personeel beschikbaar is. Wie pas in september begint met zoeken, kan daardoor direct achter de feiten aanlopen. Een goede personeelsplanning voor het najaar begint daarom al vóór het einde van de zomer.
Breng de verwachte personeelsbehoefte vroeg in kaart
Een goede voorbereiding begint met vooruitkijken. Niet alleen naar de bezetting die je vandaag hebt, maar vooral naar het werk dat er ligt over vier, acht of twaalf weken. Bespreek tijdig met afdelingshoofden, teamleiders en/of planners welke ontwikkelingen zij verwachten. Zijn er nieuwe klanten, grote orders, onderhoudswerkzaamheden of deadlines in het vooruitzicht? Verwacht je dat het productievolume stijgt? Zijn er medewerkers van wie het contract afloopt of die mogelijk vertrekken?
Door deze informatie samen te brengen, ontstaat een realistisch beeld van de benodigde bezetting na de zomervakantie. Let daarbij niet alleen op het aantal medewerkers dat er volgens jouw prognose nodig is. Kijk vooral naar de functies, vaardigheden en werktijden die nodig zijn. Tien extra medewerkers vinden is één ding. Tien medewerkers vinden die beschikbaar zijn voor een specifieke ploegendienst, over de juiste ervaring beschikken en op korte termijn kunnen starten, vraagt extra voorbereiding.
Het is niet mogelijk om exact te voorspellen hoeveel personeel er nodig is. Daarom kan het helpen om verschillende scenario’s uit te werken. Maak bijvoorbeeld een planning voor:
• de normale verwachte werkdruk;
• een tijdelijke stijging in het aantal opdrachten;
• extra ziekte of uitval;
• een grotere eindejaarspiek dan verwacht.
Bepaal per scenario hoeveel extra medewerkers nodig zijn en binnen welke termijn zij moeten kunnen starten. Zo weet je vooraf wanneer het moment is aangebroken om op te schalen.
Deze aanpak maakt de personeelsplanning minder afhankelijk van last-minute beslissingen.
Houd rekening met onverwachte uitval
Geen enkele personeelsplanning is volledig voorspelbaar. Ziekmeldingen, privéomstandigheden, een medewerker die ergens anders begint of een kandidaat die op het laatste moment afzegt: het kan allemaal gebeuren. Het is daarom verstandig om enige ruimte in de planning op te nemen. Dat betekent niet dat je structureel te veel mensen moet inzetten, maar wel dat je vooraf nadenkt over een flexibele oplossing.
Wacht niet tot de vacature urgent wordt
Wanneer personeelstekort eenmaal voelbaar wordt, ontstaat vaak de neiging om zo snel mogelijk iemand aan te nemen. De vacature moet direct online, gesprekken worden (te) snel ingepland en de eerste beschikbare kandidaat lijkt al snel de beste oplossing. Snelheid is belangrijk, maar vergroot ook het risico op een verkeerde match.
Een vroegtijdige werving geeft meer ruimte om kandidaten kwalitatief te spreken, verwachtingen duidelijk te maken en te beoordelen wie daadwerkelijk bij de organisatie past. Dat is niet alleen beter voor de werkgever, maar ook voor de kandidaat. Iemand weet vooraf waar hij of zij aan toe is en kan een weloverwogen keuze maken. Zo voorkom je een snelle uitstroom.
Kijk verder dan alleen fulltime medewerkers
Niet iedere personeelsvraag hoeft te worden opgelost met één fulltime vacature. Soms is een combinatie van verschillende inzetmogelijkheden effectiever. Naast het feit dat parttime werken de laatste tijd flink aan populariteit heeft gewonnen, hierover lees je meer in het artikel over parttime werken.
Door de personeelsvraag breder te bekijken, wordt de beschikbare doelgroep groter. Dat kan vooral helpen bij functies waarvoor kandidaten schaars zijn.
Begin vandaag met de voorbereiding op september
September voelt misschien nog ver weg, maar goede kandidaten zijn vaak niet van de ene op de andere dag beschikbaar. Zij hebben mogelijk een opzegtermijn, zijn nog op vakantie of voeren gesprekken met meerdere werkgevers.
Personeel nodig na de zomer?
Verwacht je na de zomervakantie extra drukte, tijdelijke uitval of een grotere personeelsbehoefte? Stadion Uitzenden denkt graag met je mee over een passende personeelsplanning! Samen brengen we in kaart welke medewerkers je nodig hebt, wanneer zij beschikbaar moeten zijn en welke vorm van inzet het beste past bij jouw organisatie. Door op tijd te beginnen, zorgen we voor een personeelsbehoefte waar je niet meer naar om hoeft te kijken.